Polityka prywatności

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Alicja Bartoszewicz, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Praktyka Lekarska Alicja Bartoszewicz, ul. Cicha 20, 56-200 Góra, NIP 6931996677.

Kontakt w sprawach danych osobowych: listownie na adres ul. Cicha 20, 56-200 Góra lub e-mail: sklep.lenato@gmail.com.

2. Zakres polityki

Polityka dotyczy klientów wypożyczalni sprzętu medycznego, osób kontaktujących się z nami, ich przedstawicieli oraz osób wskazanych do kontaktu lub odbioru sprzętu. Obejmuje obsługę stacjonarną, telefoniczną, korespondencyjną i internetową, a także dobrowolną pomoc w zgrywaniu wyników z urządzeń.

Postanowienia dotyczące sprzedaży sprzętu i akcesoriów, w tym sprzedaży internetowej, stosujemy od chwili uruchomienia danej usługi. Przyszłą obsługę refundacji NFZ opisujemy w osobnym punkcie. Sam plan rozszerzenia oferty nie stanowi podstawy do wcześniejszego zbierania danych na potrzeby nieuruchomionych usług.

Pod pojęciem RODO rozumiemy rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.

3. Zakres i źródła danych

W zależności od sprawy przetwarzamy imię i nazwisko, adres, telefon lub e-mail, dane do dostawy i faktury, nazwę firmy i NIP, dane zamówienia lub umowy, informacje o płatnościach i kaucjach, numer rachunku do zwrotu środków oraz treść korespondencji, reklamacji i protokołów wydania lub zwrotu. W przypadku przedstawicieli przetwarzamy również dane potrzebne do potwierdzenia ich umocowania.

Nie wymagamy rutynowo kopii dokumentu tożsamości, numeru PESEL ani pełnej dokumentacji medycznej do każdego wynajmu. Ewentualne pozyskanie dodatkowych danych musi mieć konkretny cel, podstawę prawną i niezbędny zakres.

Dane otrzymujemy bezpośrednio od Państwa, a w związku z eksportem wyników także z udostępnionych przez Państwa zapisów urządzenia lub aplikacji. Niezbędne dane identyfikacyjne, kontaktowe i dotyczące dostawy możemy otrzymać również od osoby organizującej wynajem, pełnomocnika lub przedstawiciela ustawowego.

Jeżeli otrzymujemy dane od innej osoby, informujemy osobę, której dotyczą, o przetwarzaniu i konkretnym źródle danych zgodnie z art. 14 RODO: zasadniczo w ciągu miesiąca, a wcześniej przy pierwszym kontakcie lub pierwszym ujawnieniu danych, jeżeli następuje ono wcześniej, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek. Pokrewieństwo samo w sobie nie uprawnia do udostępniania wyników osoby dorosłej.

4. Cele i podstawy prawne

Oferta, rezerwacja, umowa. Przygotowanie oferty na Państwa prośbę, rezerwacja, zawarcie i wykonanie umowy wynajmu lub sprzedaży, dostawa, odbiór, zwrot oraz rozliczenie kaucji: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Rozliczenia i obowiązki prawne. Wystawianie i przechowywanie dokumentów podatkowych, realizacja obowiązków księgowych, konsumenckich oraz rozpatrywanie reklamacji i odstąpień od umowy w zakresie wymaganym prawem: art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Wykonanie dodatkowych zobowiązań umownych: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Kontakt i organizacja współpracy. Obsługa ogólnych pytań oraz kontakt z przedstawicielami klientów i osobami wskazanymi do odbioru sprzętu: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest sprawna obsługa spraw i realizacja współpracy.

Ochrona praw i bezpieczeństwa. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz ochrona systemów przed nadużyciami: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest ochrona praw, danych i bezpieczeństwa działalności.

Dobrowolny eksport wyników. Dostęp do wskazanych wyników pomiarów i danych treningowych, przygotowanie kopii oraz przekazanie ich klientowi: art. 6 ust. 1 lit. a RODO i, w zakresie danych o zdrowiu, art. 9 ust. 2 lit. a RODO — odrębna, wyraźna zgoda.

Jeżeli inne dane, np. powiązanie osoby z konkretnym rodzajem sprzętu, ujawniają stan zdrowia, sama podstawa z art. 6 RODO nie wystarcza. Przed takim przetwarzaniem określamy właściwą przesłankę z art. 9 RODO i przekazujemy odpowiednią informację.

5. Wyniki z KardiaMobile i trenażerów oddechowych

Niektóre wynajmowane urządzenia umożliwiają rejestrowanie danych użytkownika. Przy KardiaMobile mogą to być zapisy EKG i informacje raportu, w tym data pomiaru, częstość rytmu serca, oznaczenia aplikacji i notatki. W przypadku trenażerów oddechowych mogą to być wyniki pomiarów oraz parametry i historia treningów — w zakresie dostępnym w danym modelu i aplikacji.

Na Państwa prośbę pomagamy wyeksportować i przekazać wybrane wyniki. Przed uzyskaniem dostępu ustalamy zakres zapisów, okres, którego dotyczą, i sposób przekazania. Nie przeglądamy innych zapisów, jeżeli nie jest to potrzebne do wykonania uzgodnionej czynności.

Pomoc jest dobrowolna. Odmowa zgody na dostęp do wyników nie uniemożliwia samego wynajmu, lecz uniemożliwia pomoc wymagającą takiego dostępu. Zgrywanie wyników jest czynnością techniczną i nie obejmuje ich interpretacji lekarskiej ani bieżącego monitorowania zdrowia. Ewentualne świadczenia zdrowotne wymagają odrębnych informacji o przetwarzaniu danych.

Wyniki przekazujemy klientowi po sprawdzeniu odbiorcy, w uzgodniony sposób. Przekazanie innej osobie wymaga właściwego upoważnienia lub innej podstawy prawnej. Dane o zdrowiu nie są wykorzystywane przez wypożyczalnię do reklamy.

Przed ponownym udostępnieniem należącego do wypożyczalni telefonu, tabletu lub nośnika usuwamy dane poprzedniego użytkownika oraz powiązania z jego kontem. Nie usuwamy samodzielnie osobistego konta klienta. Postępowanie dotyczy miejsc faktycznego zapisu danych, nie tylko samego aparatu pomiarowego.

6. Aplikacje i systemy urządzeń

KardiaMobile współpracuje z aplikacją Kardia dostarczaną przez AliveCor. Telefon używany z urządzeniem oraz konto w aplikacji należą do wypożyczającego. Wypożyczalnia nie przejmuje telefonu ani konta i nie ma stałego dostępu do całej historii zapisów. Na podstawie osobnej zgody klient udostępnia nam tylko wskazane wyniki, które zgrywamy i przekazujemy lub archiwizujemy zgodnie z punktem dotyczącym okresów przechowywania.

Wyniki mogą być przechowywane na telefonie wypożyczającego oraz synchronizowane z kontem w systemach dostawcy aplikacji. Przed rozpoczęciem pomocy klient powinien sprawdzić ustawienia aplikacji oraz zasady prywatności AliveCor. Wypożyczalnia odpowiada za dane, do których faktycznie uzyska dostęp w ramach uzgodnionej czynności.

W katalogu znajdują się również POWERbreathe Plus Medium ze Smart Adaptor i aplikacją ActiBreathe oraz POWERbreathe K5 współpracujący z programem Breathe-Link. Rozwiązania te dostarcza POWERbreathe. K3 prezentuje wyniki na urządzeniu. Dokumentacja producenta: Smart Adaptor i ActiBreathe oraz Breathe-Link. Zakres pomocy przy eksporcie ustalamy odrębnie, po wskazaniu modelu, aplikacji, urządzenia przechowującego wyniki i odbiorcy. Nie uzyskujemy przez to stałego dostępu do kont klienta ani uprawnienia do wszystkich jego zapisów. Formularze na stronie nie służą do przekazywania takich wyników.

Usunięcie naszej kopii roboczej nie oznacza usunięcia zapisów z osobistego konta klienta ani wszystkich kopii w systemie dostawcy aplikacji. Jeżeli aplikacja działa na zlecenie wypożyczalni, zasady przetwarzania muszą wynikać z odpowiedniej umowy; samo odesłanie do polityki producenta nie zastępuje naszych obowiązków.

7. Formularze i odbiorcy danych

„Zapytaj”. Wymagamy imienia, e-maila, wiadomości i potwierdzenia zapoznania się z polityką. Produkt i daty są opcjonalne. Zapytanie przekazujemy przez Resend (Plus Five Five, Inc.) do skrzynki sklep.lenato@gmail.com obsługiwanej przez Google. Zapytanie nie tworzy rezerwacji.

„Wynajmij”. Wymagamy sprzętu, liczby sztuk, obu dat, imienia i nazwiska, adresu zamieszkania, e-maila i telefonu oraz potwierdzenia zapoznania się z polityką. Miejscowość dostawy i uwagi są opcjonalne. Dane rezerwacji i dane do przygotowania umowy zapisujemy w bazie Turso; dostęp do nich ma upoważniona obsługa przez chroniony panel. Status płatności przechowujemy osobno. Samo zgłoszenie nie jest podpisaniem umowy ani płatnością.

Potwierdzenie. Numer rezerwacji pokazujemy na ekranie. Potwierdzenie z numerem, sprzętem i terminem przekazujemy przez Resend na podany e-mail. W bazie zapisujemy status próby wysyłki, identyfikator wiadomości oraz otrzymane od dostawcy informacje o doręczeniu lub błędzie dostarczenia. Przyjęcie wiadomości do wysłania nie oznacza jej doręczenia. Do potwierdzenia dołączamy projekt umowy PDF z imieniem i nazwiskiem, adresem zamieszkania, e-mailem, telefonem, sprzętem, terminem, liczbą sztuk i zapisaną wyceną. Dokument przekazujemy przez Resend na podany adres e-mail. Kopię załącznika przechowujemy w chronionej bazie wraz z wiadomością, aby umożliwić jej ponowienie bez zmiany treści. Nie publikujemy umów z danymi klientów na stronie. Treść opcjonalnych uwag nie jest przenoszona do PDF. Okresy przechowywania opisane w tej polityce obejmują także kopie załączników. W razie awarii poczty rezerwacja pozostaje zapisana.

W celu odzyskania wyniku niepewnego zgłoszenia przechowujemy w pamięci sesji karty przeglądarki identyfikator próby i losowy klucz weryfikacji. Nie zapisujemy tam danych formularza. Sprawdzenie jest dostępne do 48 godzin; po potwierdzeniu wyniku usuwamy identyfikator. Zamknięcie sesji karty usuwa jej pamięć zgodnie z działaniem przeglądarki.

Infrastruktura. Stronę i funkcje serwerowe obsługuje Vercel Inc., bazę rezerwacji Turso, pocztę transakcyjną Resend, a skrzynkę wypożyczalni Google. Konfiguracja bazy i region wysyłki wskazują Irlandię; nie oznacza to, że wszelkie przetwarzanie wszystkich dostawców odbywa się wyłącznie w UE. Informacje o przetwarzaniu przez Resend i zabezpieczeniach transferu opisuje umowa ochrony danych Resend.

W zakresie potrzebnym do wykonania umowy lub obowiązków prawnych dane mogą otrzymywać także podmioty księgowe, dostawcy transportu i serwisu oraz uprawnione organy. Wyniki badań nie są rutynowo przekazywane tym podmiotom. Formularze nie są przeznaczone do przesyłania dokumentacji medycznej.

8. Okresy przechowywania

Umowy i rozliczenia. Dokumenty zakończonych umów, aneksy, podpisane załączniki i związaną z nimi korespondencję archiwizujemy do końca piątego pełnego roku kalendarzowego po zakończeniu sprawy (np. zakończenie w 2026 r. - do 31 grudnia 2031 r.). Po tym terminie weryfikujemy podstawy dalszego przechowywania i usuwamy dane, dla których nie ma już takiej podstawy. Spór, nierozliczona sprawa lub obowiązek prawny mogą wymagać dłuższego przechowywania w niezbędnym zakresie. Samo przeniesienie do archiwum nie usuwa dokumentów.

Dokumenty podatkowe. Co do zasady przez pięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku; dłużej, jeżeli wymaga tego prawo, np. wskutek zawieszenia lub przerwania biegu przedawnienia zobowiązania.

Roszczenia. Do upływu terminu przedawnienia właściwego dla rodzaju roszczenia, z uwzględnieniem jego wymagalności, szczególnych terminów oraz ewentualnego zawieszenia lub przerwania biegu. W razie sporu również przez czas konieczny do zakończenia postępowania i wykonania rozstrzygnięcia.

Zwykłe zapytania. Przez czas załatwienia sprawy. Jeżeli korespondencja staje się częścią dokumentacji umowy lub sporu, stosujemy okres właściwy dla tego celu.

Zapisy archiwalne. Wybrane zapisy EKG, wyniki pomiarów i dane treningowe, które zostały nam prawidłowo przekazane i których archiwizacja została objęta zgodą klienta, przechowujemy maksymalnie przez 3 lata od zakończenia wynajmu albo od dnia wykonania ostatniego zapisu — zależnie od tego, który termin kończy się później. Po tym czasie usuwamy je lub trwale anonimizujemy, chyba że wcześniejsze usunięcie wynika z wycofania zgody. Jeżeli dane są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony konkretnego roszczenia, możemy zachować je w niezbędnym zakresie do czasu jego zakończenia.

Kopie robocze wyników. Przez czas potrzebny do uzgodnionego eksportu i przekazania wyników, następnie usuwamy je bez zbędnej zwłoki. Kopia robocza nie jest archiwum i nie jest przechowywana przez 3 lata.

Potwierdzenie zgody. Ograniczone informacje o udzieleniu i wycofaniu zgody przechowujemy przez okres potrzebny do wykazania zgodności działania z prawem, nie dłużej niż do upływu terminów właściwych dla związanych z tym roszczeń.

Wycofanie zgody powoduje usunięcie archiwalnych zapisów, o ile nie istnieje konkretna podstawa prawna ich dalszego przechowywania. Nie stosujemy automatycznie okresu właściwego dla dokumentacji medycznej do plików przechowywanych wyłącznie w ramach wynajmu lub pomocy technicznej. Jeżeli w przyszłości konkretne dane staną się częścią dokumentacji medycznej albo dokumentacji refundacji NFZ, zastosujemy okres wymagany dla tego procesu i poinformujemy o nim. Okresy przechowywania po stronie dostawców aplikacji wynikają z ich zasad i ustawień usług.

9. Prawa osób i dobrowolność podania danych

Na zasadach RODO przysługuje Państwu prawo dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Prawo do przenoszenia obejmuje dane dostarczone przez Państwa i przetwarzane automatycznie na podstawie zgody lub umowy. Prawa te podlegają warunkom i ograniczeniom przewidzianym w RODO, np. obowiązkowi zachowania dokumentów podatkowych.

Prawo sprzeciwu: mogą Państwo sprzeciwić się przetwarzaniu na podstawie prawnie uzasadnionego interesu z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją. Zaprzestaniemy przetwarzania, chyba że wykażemy przewidziane prawem nadrzędne podstawy lub konieczność ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego nie wymaga uzasadnienia.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się z Administratorem. Nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem. Samo zapoznanie się z polityką nie oznacza zgody na przetwarzanie danych o zdrowiu.

Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o składaniu skarg są dostępne na stronie uodo.gov.pl.

Na wniosek odpowiadamy zasadniczo w ciągu miesiąca. W razie potrzeby przedłużenia terminu maksymalnie o kolejne dwa miesiące poinformujemy o tym i podamy przyczynę w pierwszym miesiącu. W razie uzasadnionych wątpliwości możemy poprosić o niezbędne informacje potwierdzające tożsamość.

Podanie danych umownych jest dobrowolne, lecz niepodanie danych niezbędnych może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy. Dane wymagane prawem są niezbędne do realizacji danego obowiązku. Zgoda na pomoc w eksporcie wyników jest odrębna od umowy wynajmu.

10. Prywatność strony, mapy i analityka

W sekcji kontaktu pokazujemy statyczną miniaturę mapy przechowywaną na naszym serwerze. Samo jej wyświetlenie nie łączy przeglądarki z Google ani OpenStreetMap. Kliknięcie miniatury otwiera lokalizację biura w osobnej karcie Google Maps, gdzie obowiązuje polityka prywatności Google.

Google Analytics 4 uruchamiamy po dobrowolnej zgodzie. Odmowa nie ogranicza dostępu do katalogu ani formularzy. Wybór można zmienić przez przycisk „Ustawienia prywatności” na tej stronie lub w stopce strony głównej. Wycofanie zgody zatrzymuje pomiar na stronie i usuwa dostępne dla niej cookies Google Analytics. Zmianę synchronizujemy z innymi otwartymi kartami tej samej witryny w tej przeglądarce oraz po przywróceniu karty z pamięci.

Wybór zapisujemy lokalnie w przeglądarce pod nazwą lenato_analytics_consent, aby pamiętać ustawienie podczas kolejnych wizyt. Pozostaje tam do zmiany decyzji lub usunięcia danych strony. Jeśli przeglądarka blokuje ten zapis, decyzja dotyczy bieżącej wizyty.

Analityka może korzystać z cookies _ga i _ga_*. Służą one rozpoznawaniu przeglądarki i sesji. Okres ich działania zależy od ustawień usługi; aktualne daty wygaśnięcia można sprawdzić w ustawieniach danych witryny w przeglądarce. Informacje dostawcy: cookies Google Analytics.

Aplikacja przekazuje ogólne zdarzenia, np. otwarcie formularza lub kliknięcie telefonu. Nie dodajemy do zdarzeń nazw sprzętu, wyszukiwanych fraz, danych kontaktowych ani treści formularzy. W kodzie wyłączamy sygnały Google i personalizację reklam. Nie ustawiamy identyfikatora konta klienta. Google może przetwarzać informacje techniczne dotyczące przeglądarki i połączenia zgodnie ze swoimi zasadami.

Odbiorcami danych analitycznych są podmioty Google obsługujące tę usługę. Informacje dostawcy, w tym zasady przechowywania i transferów: polityka prywatności Google. Dane analityczne przetwarzamy na podstawie zgody; nie jest ona zgodą na przetwarzanie danych medycznych.

11. Przekazywanie danych poza EOG

Usługi Vercel, Turso, Resend, Google oraz aplikacje urządzeń mogą wiązać się z dostępem lub przetwarzaniem poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Sam wybór regionu w UE nie wyklucza takiego dostępu. Zabezpieczenia wynikają z warunków usług i umów powierzenia, w tym standardowych klauzul umownych, tam gdzie mają zastosowanie. Informacje o zabezpieczeniach dotyczących Państwa danych można uzyskać od Administratora, pisząc na sklep.lenato@gmail.com.

12. Automatyczna analiza i podejmowanie decyzji

Aplikacje urządzeń mogą automatycznie analizować pomiary lub prezentować podsumowania treningów. Zakres tych funkcji zależy od konkretnej aplikacji. Sam raport aplikacji nie jest decyzją wypożyczalni o diagnozie, leczeniu lub warunkach umowy.

Formularz automatycznie sprawdza dostępność sprzętu i zapisuje rezerwację w wybranym terminie. Nie ocenia stanu zdrowia ani nie dobiera leczenia. W razie braku możliwości zgłoszenia można skontaktować się z wypożyczalnią.

13. Planowana obsługa refundacji NFZ

Planujemy rozpoczęcie obsługi zleceń na wyroby medyczne finansowane lub współfinansowane przez NFZ. Przed uruchomieniem tej usługi uzupełnimy informacje o kategoriach danych, źródłach, podstawach prawnych, odbiorcach oraz okresach przechowywania dokumentacji wymaganej do weryfikacji uprawnień, realizacji, rozliczeń i kontroli.

Obecny plan nie oznacza zbierania danych na potrzeby refundacji ani przekazywania NFZ wyników EKG lub danych treningowych. Zgoda na zgrywanie wyników nie jest podstawą przyszłych rozliczeń z NFZ.

14. Ochrona danych i aktualizacje

Ograniczamy dostęp do danych do osób uprawnionych i zobowiązanych do poufności. Stosujemy środki organizacyjne i techniczne dostosowane do ryzyka, w szczególności przy dostępie do danych o zdrowiu i ich przekazywaniu. Nie udostępniamy kolejnemu klientowi danych poprzedniego użytkownika.

Politykę aktualizujemy w razie zmian przepisów, oferty lub sposobów przetwarzania. Aktualna wersja jest dostępna na stronie oraz w miejscu obsługi klientów. Jeżeli zmiana wymaga dodatkowej zgody lub informacji, dokonujemy tych czynności niezależnie od opublikowania nowej wersji polityki.

15. Dobrowolne konto klienta

Konto pozwala przeglądać rezerwacje utworzone po zalogowaniu i pobierać ich umowy. Zbieramy imię, adres e-mail, bezpieczny skrót hasła (przy logowaniu hasłem), informację o potwierdzeniu adresu oraz techniczne dane sesji i prób logowania. Hasło nie jest przechowywane jawnym tekstem. Konto jest oddzielne od kont w innych projektach, w tym Toys4Family.

Opcjonalne logowanie Google wykorzystuje podstawowe dane profilu (imię i adres e-mail), informację o potwierdzeniu adresu oraz identyfikator konta Google. Nie prosimy o dostęp do wiadomości Gmail, Dysku Google ani kontaktów. Tokeny Google służą do sprawdzenia tożsamości i nie są utrwalane w bazie kont; logowanie w LENATO utrzymuje osobna sesja. Podczas przekierowania Google otrzymuje informacje potrzebne do uwierzytelnienia zgodnie z polityką prywatności Google. Potwierdzone konto LENATO może zostać powiązane z kontem Google o tym samym, potwierdzonym adresie e-mail.

Dane potrzebne do świadczenia usługi konta przetwarzamy w celu wykonania tej usługi na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a dane służące zabezpieczeniu konta i ograniczaniu nadużyć na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Akceptacja zasad konta i potwierdzenie zapoznania się z polityką nie stanowią zgody marketingowej ani zgody na przetwarzanie danych o zdrowiu.

Do utrzymania logowania używamy niezbędnego cookie sesji. Sesja jest ważna do 7 dni bez aktywności i może być odnawiana podczas korzystania z konta; wylogowanie unieważnia bieżącą sesję. Linki potwierdzające e-mail i umożliwiające zmianę hasła są ważne przez godzinę. Zmiana hasła przez link odzyskiwania unieważnia dotychczasowe sesje. Do zabezpieczenia przekierowania Google używamy również krótkotrwałego cookie weryfikującego rozpoczętą próbę logowania. Na stronie konta nie uruchamiamy analityki.

Dane konta przechowujemy przez czas jego utrzymywania. O korektę danych, zamknięcie konta lub pomoc w dostępie można poprosić pod adresem sklep.lenato@gmail.com. Usunięcie konta nie usuwa automatycznie dokumentów najmu; do dokumentów i konkretnych roszczeń stosujemy zasady z punktu 8. Dane techniczne sesji i ograniczeń prób wykorzystujemy wyłącznie do działania i ochrony konta.

Obsługę techniczną zapewniają używane przez portal usługi Vercel i Turso, a wiadomości dotyczące konta wysyłamy przez Resend. Pozostałe informacje o tych usługach, prawach osób i transferach danych znajdują się powyżej. Konto jest dobrowolne: można przeglądać katalog i wysłać zgłoszenie wynajmu bez rejestracji. Szczegóły korzystania: zasady konta.